中央八项规定对精简文件简报、切实改进文风加以重申，要求更加严格，程序更加规范，公文制发工作面临新的矛盾和压力。秘书工作者需要不断加强学习研究、探索内在规律、强化求实创新，以主动服务化解公文制发中的问题。

一、公文制发过程中的常见问题

公文制发过程中，在是否需要行文、以什么形式行文、行文时限上存在着“是与非、高与低、急与缓”的矛盾关系。一些部门单位把与上级文件没有本质区别、实际内容差异不大的文稿报我们发文，或者本属于部门单位职权范围内的单一事项也报我们发文。一些部门单位报送文稿，本可以“两办”名义行文，但往往提出以党委政府名义行文；或者可以普通形式行文，却热衷于以较高规格甚至最高规格行文，习惯用文件的高规格彰显对某项工作的重视程度；还有的完全可以部门或部门联合行文，却以部门发文没有力度为由，要求以党委政府的名义行文，从而凸显推动工作的力度。个别部门不能按照要求及时报送代拟文稿，有的在起草文件初期没有及时沟通，需要在会议上印发的文件，临近开会才将初稿送交审核、运转，特别是有些重要或紧急文件在运转到秘书部门时，留给秘书人员审核的时间十分有限，无法保障公文审核的质量，造成文件运转的被动，不能保证文件及时印发使用。

二、主动服务是解决问题的有效手段

针对公文处理工作的新情况、新特点，需要立足服务，对准需求，转变观念，以主动服务化解公文制发过程中的诸多矛盾和问题。

一是主动沟通。沟通是调节工作关系的润滑剂，提高工作效率的催化剂。面对公文审核常常处于被动的现实，我们加强沟通协调，把审核工作前置，做到“雨前送伞”。对上我们加强与省委办公厅相关处室的汇报沟通，及时了解上级文件出台背景，认真把握上级文件政策方向，充分领会文件精神，为我们制发文件或抓好落实奠定良好基础；对内我们加强与相关科室的沟通联系，及时了解会议或活动动态，尽可能提前掌握需印发的文件或材料，提前准备，提前安排，提前介入；对外我们加强与行文较多的部门单位沟通联系，提前了解工作需求，把握行文背景时限，及时做好相关筹备工作，切实增强工作的预见性、针对性和时效性。

二是提醒告知。一直以来，有些部门单位不能按照要求及时报送代拟文稿，特别是个别部门紧急交办并多次催办都不能及时报送，影响了市委市政府重要工作部署的迅速贯彻落实。鉴于此类问题，我们将最近几年发文情况进行系统全面的摸底梳理，把惯例性发文与即时性发文加以区分，从发文规律及发文时限上进行详细统计。对于惯例性发文，我们及时提醒告知行文部门单位提早准备，从而确保行文的质量和时效。对于即时性发文做到心中有数，不打无准备之仗。另外，针对年初年终行文比较密集的实际情况，我们召集相关部门单位座谈交流、解读政策、通报情况，对公文处理工作的流程、时效、质量等提出明确要求，并明确部门专职公文处理工作人员，在行文工作环节上加以优化，提高文件运转效率。

三是解释说明。市委办公室作为地方公文处理工作的综合职能部门，服务对象包括各县市区、市直部门单位等方方面面。这种多层次的服务对象和广范围的服务领域，决定了公文处理工作必须坚持高标准、高质量、高效率。对审核把关的拟发文稿，我们从接手那一刻到印发那一时，整个运转流程都做到守土有责。对于那些不能发文的事项，我们不推不卸，主动为相关部门单位出谋划策，帮助他们以恰当的形式推进工作，确保善始善终。特别是对有些部门单位不理解、不接受的事项，我们主动上门说明原因，做好相关解释工作，同时提出合理化建议，得到部门单位的赞同和认可。

三、做好公文制发审核工作的几点体会

不回避矛盾。在公文处理过程中，“高与低、急与缓、是与非”之间的矛盾无时不有、无处不在。如何妥善处理，关键就看秘书工作者直面问题的勇气、解决问题的力度。只有敢于负责、敢于担当，遇到矛盾不回避、不退缩，才能赢得理解和支持。

换角度思考。部门单位以党委、政府的名义行文，目的都是为了实施领导、指导工作、促进落实，也是为了更好地做好工作。公文审核的要求与现实发文的需要，片面强调任何一方，都失之偏颇。需要换位思考，在结合中解决矛盾。对各部门单位在发文规格、形式上的要求，秘书工作者应做到设身处地、将心比心，处在部门单位的角度去分析理解，站在服务对象的立场上处理问题。只有这样，才可能找到解决问题、推动工作的良策，也才能赢得服务对象的尊重和支持。如2014年8月，我们在办理某部门申报嘉奖公文时，了解到该部门在承担市级重点工程中，不畏艰难，攻坚克难，最终出色完成重点任务，其工作精神和成果值得肯定。但鉴于当前中央、省对评比表彰活动的严格要求，我们经过分析，建议以贺信形式在党报刊登表扬，取得良好效果。

多途径解决。对于部门单位发文需求受到政策刚性限制的事项，要多想办法、对症下药、延伸服务，以书面协调、电话沟通、座谈交流等形式为部门单位解疑释惑、解决问题，而不能仅以“文对文、键对键”的方式处理。如2013年度，我们受理某部门要求制发评比表彰文件的公文。按照中央、省相关规定，市级已无权限组织此类表彰。鉴于该部门一年前组织此类表彰活动时尚无明确政策限制，我们在否决制发文件表彰的同时，为其推荐了制作光荣册的办法，顺利完成了相关工作。实践证明，在公文处理工作中，只有多措并举，主动服务，才能既满足服务对象的要求，又能达到精简文件、转变文风的目的。