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以主动服务化解公文制发中的问题

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中央八项规定对精简文件简报、切实改进文风加以重申,要求更加严格,程序更加规范,公文制发工作面临新的矛盾和压力。秘书工作者需要不断加强学习研究、探索内在规律、强化求实创新,以主动服务化解公文制发中的问题。

一、公文制发过程中的常见问题

公文制发过程中,在是否需要行文、以什么形式行文、行文时限上存在着“是与非、高与低、急与缓”的矛盾关系。一些部门单位把与上级文件没有本质区别、实际内容差异不大的文稿报我们发文,或者本属于部门单位职权范围内的单一事项也报我们发文。一些部门单位报送文稿,本可以“两办”名义行文,但往往提出以党委政府名义行文;或者可以普通形式行文,却热衷于以较高规格甚至最高规格行文,习惯用文件的高规格彰显对某项工作的重视程度;还有的完全可以部门或部门联合行文,却以部门发文没有力度为由,要求以党委政府的名义行文,从而凸显推动工作的力度。个别部门不能按照要求及时报送代拟文稿,有的在起草文件初期没有及时沟通,需要在会议上印发的文件,临近开会才将初稿送交审核、运转,特别是有些重要或紧急文件在运转到秘书部门时,留给秘书人员审核的时间十分有限,无法保障公文审核的质量,造成文件运转的被动,不能保证文件及时印发使用。

二、主动服务是解决问题的有效手段

针对公文处理工作的新情况、新特点,需要立足服务,对准需求,转变观念,以主动服务化解公文制发过程中的诸多矛盾和问题。

一是主动沟通。沟通是调节工作关系的润滑剂,提高工作效率的催化剂。面对公文审核常常处于被动的现实,我们加强沟通协调,把审核工作前置,做到“雨前送伞”。对上我们加强与省委办公厅相关处室的汇报沟通,及时了解上级文件出台背景,认真把握上级文件政策方向,充分领会文件精神,为我们制发文件或抓好落实奠定良好基础;对内我们加强与相关科室的沟通联系,及时了解会议或活动动态,尽可能提前掌握需印发的文件或材料,提前准备,提前安排,提前介入;对外我们加强与行文较多的部门单位沟通联系,提前了解工作需求,把握行文背景时限,及时做好相关筹备工作,切实增强工作的预见性、针对性和时效性。

二是提醒告知。一直以来,有些部门单位不能按照要求及时报送代拟文稿,特别是个别部门紧急交办并多次催办都不能及时报送,影响了市委市政府重要工作部署的迅速贯彻落实。鉴于此类问题,我们将最近几年发文情况进行系统全面的摸底梳理,把惯例性发文与即时性发文加以区分,从发文规律及发文时限上进行详细统计。对于惯例性发文,我们及时提醒告知行文部门单位提早准备,从而确保行文的质量和时效。对于即时性发文做到心中有数,不打无准备之仗。另外,针对年初年终行文比较密集的实际情况,我们召集相关部门单位座谈交流、解读政策、通报情况,对公文处理工作的流程、时效、质量等提出明确要求,并明确部门专职公文处理工作人员,在行文工作环节上加以优化,提高文件运转效率。

三是解释说明。市委办公室作为地方公文处理工作的综合职能部门,服务对象包括各县市区、市直部门单位等方方面面。这种多层次的服务对象和广范围的服务领域,决定了公文处理工作必须坚持高标准、高质量、高效率。对审核把关的拟发文稿,我们从接手那一刻到印发那一时,整个运转流程都做到守土有责。对于那些不能发文的事项,我们不推不卸,主动为相关部门单位出谋划策,帮助他们以恰当的形式推进工作,确保善始善终。特别是对有些部门单位不理解、不接受的事项,我们主动上门说明原因,做好相关解释工作,同时提出合理化建议,得到部门单位的赞同和认可。

三、做好公文制发审核工作的几点体会

不回避矛盾。在公文处理过程中,“高与低、急与缓、是与非”之间的矛盾无时不有、无处不在。如何妥善处理,关键就看秘书工作者直面问题的勇气、解决问题的力度。只有敢于负责、敢于担当,遇到矛盾不回避、不退缩,才能赢得理解和支持。

换角度思考。部门单位以党委、政府的名义行文,目的都是为了实施领导、指导工作、促进落实,也是为了更好地做好工作。公文审核的要求与现实发文的需要,片面强调任何一方,都失之偏颇。需要换位思考,在结合中解决矛盾。对各部门单位在发文规格、形式上的要求,秘书工作者应做到设身处地、将心比心,处在部门单位的角度去分析理解,站在服务对象的立场上处理问题。只有这样,才可能找到解决问题、推动工作的良策,也才能赢得服务对象的尊重和支持。如2014年8月,我们在办理某部门申报嘉奖公文时,了解到该部门在承担市级重点工程中,不畏艰难,攻坚克难,最终出色完成重点任务,其工作精神和成果值得肯定。但鉴于当前中央、省对评比表彰活动的严格要求,我们经过分析,建议以贺信形式在党报刊登表扬,取得良好效果。

多途径解决。对于部门单位发文需求受到政策刚性限制的事项,要多想办法、对症下药、延伸服务,以书面协调、电话沟通、座谈交流等形式为部门单位解疑释惑、解决问题,而不能仅以“文对文、键对键”的方式处理。如2013年度,我们受理某部门要求制发评比表彰文件的公文。按照中央、省相关规定,市级已无权限组织此类表彰。鉴于该部门一年前组织此类表彰活动时尚无明确政策限制,我们在否决制发文件表彰的同时,为其推荐了制作光荣册的办法,顺利完成了相关工作。实践证明,在公文处理工作中,只有多措并举,主动服务,才能既满足服务对象的要求,又能达到精简文件、转变文风的目的。
2018年4月15日 22:56
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