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档案整理二三事

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在秘书岗位三年的锻炼让我深切体会到,当好秘书,档案意识不容忽视。登记好、整理好、保管好档案材料,不仅有助于做好当前工作,还相当于建立起一座信息资源宝库,关键时候往往能发挥意想不到的作用。看到如今案头分门别类、清晰明了的档案材料,不禁回忆起刚从事秘书工作时的那几次尴尬和慌乱。

年底该去看望哪些教师代表

年底了,校领导照例要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说:“小李,你回忆回忆,今年我联系的学院还有哪些老教授‘五一’、教师节没顾上看望的,年底去看看这些老师吧。”要知道,每年领导都会在元旦、“五一”、教师节期间集中看望学校老教师。几次看望下来,被看望的老师加起来有二十余人,哪些看望过哪些还没来得及看望呢?这可不能是笔糊涂账。我绞尽脑汁,搜刮回忆,勉强凑出一份已看望教师名单,又据此草拟了一份看望教师名单呈送领导。领导扫了一眼,指着名单中哲学院某教授的名字问:“‘五一’的时候好像已经看望过了吧?”我一拍脑袋,对哦,当时还是我陪着领导一起去的,还跟这位教授聊了好一会儿,怎么列名单时一点也没想起来。

“丢”了地址的寄书事件

领导最新作品出版了,交代我寄几本书给外校一位张老师,随手递给我一张写有张老师电话和地址的纸条。我按领导要求把书寄出后,心想这张纸片应该没用了,就丢进了文件销毁袋。没想到,过了一个多月,领导又递给我一些书,交代说:“小李,还是按上次你给张老师寄书的地址再寄一些书给他吧!”我顿时傻了眼,扭捏了半天,只好对领导实话实说:“领导,十分抱歉,上次您给的纸条我没有保存,您再给我一次联系方式吧。”领导脸上掠过一丝无奈:“张老师是我在会场上碰到的,他给我留了张写有联系方式的纸条,我记得直接给你了。这样吧,我再联系一下他。”

错过了主管部门要求的反馈时间

还有一次,我差点捅了大娄子。教育主管部门邀请领导参加一个工作论坛。我请示了领导,领导说,还早,到时候看日程安排再定。我扫了一眼邀请函,离论坛时间还有三个月,心想,提前半个月再处理反馈也来得及,于是,连内容也没仔细看,就把邀请函随手塞进了文件柜。当我已经把这件事情忘得一干二净时,教育主管部门打来电话催问:“别的单位已经反馈了,你们怎么还没动静?要求提前报送的材料怎么也没有?”我在电话那头惊出一身冷汗,翻箱倒柜总算是找出了那份邀请函,一行一行读下来,果然已经过了反馈日期和材料报送日期。这下学校的工作可被动了。深吸一口气,我拿起已经不那么整洁的邀请函,走进了领导办公室去承认错误。

出了这几次纰漏后,我才真正对档案整理工作重视起来,也清楚地意识到,良好的档案整理习惯会让我在秘书工作的道路上更加从容、稳当。于是,我在日常工作中思考和摸索出一套整理领导档案材料的方法:

一是全面、详细记录领导日程及活动。大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排,但这种安排往往变更频繁,领导活动时常会增加或取消,时间一长,容易成为一笔糊涂账。为了忠实详细地记录领导实际活动安排,在办公室负责人的支持下,我们开始每天编制《昨日要情》。《昨日要情》既记录领导参加的所有活动,也记录领导研究问题、会见、谈话的情况,要求尽量细致,所参加会议的主题、与会人员、单位都记录在案。

二是分门别类妥善保管好领导的书写资料。领导在公文上的批示往往能够得到妥善保管,但保存好领导非正式的书写资料也很有必要。比如,领导自己起草的稿件,对稿件修改的花脸稿,布置工作时随手书写的便签,都有必要分类妥善保存。上次“寄书事件”之后,我不仅把领导所有随手书写的电话、地址装入档案箱存好,还把领导所有让我帮忙寄出的信件地址和联系人都做了详细登记,制作成常用联系人表单,以便随时调用。至于保存的手稿和修改稿,我每次帮忙起草文件都会翻出来看看,揣摩领导的语言风格和内容逻辑,现在我写出的稿子,时常得到领导肯定。这正是日常的档案整理工作帮了大忙。

三是收集和保存好与领导相关的信件、会议材料、证书以及其他信息资料。如,邀请函、贺信、会议通知等,既是安排好当前活动的参考和依据,活动过后也仍然有资料价值,可以留存作为工作记录和学习材料。又如,领导自己填写或秘书帮填的各种表格,填完之后留个复印件,以备下次填表时参考。再如,媒体报道、访谈和领导发表的文章、讲话等,体现着领导的思路和观点,都有必要妥存,以备日后起草有关稿件作为参考。

四是定期对这些档案进行系统整理。记下的事情和留存的东西多了,不定期整理可能就会出现“东西都在,就是不知道在哪”的情况。为了方便检索,需要定期进行整理。比如,对纸质的材料,我一般是按季度进行装箱封存,同时在箱子上贴上大致的清单;对于电子文档,则会按月份整理归档;此外,每年年底我都会为领导编辑本年度的个人年鉴,即把日程安排、新闻报道、发表过的文章和出席重要活动的照片编辑成厚厚的一本册子,便于日后翻查。
2018年4月15日 22:42
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