一、机关公文的定义

所谓机关公文，就是机关公务文书，它是机关文书的主体。公文有广义公文和狭义公文之分。广义的公文是指一切机关、团体、单位在其公务活动中形成的，负载和发挥一定公务职能的书面文字材料，它既包括法定公文，也包括非法定公文。狭义的公文是指法定的公文，即《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文文种，共有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15类、15种。

二、机关公文的重要作用

总结归纳起来，集中体现在五个方面。

（一）治国安邦的“左右手”。要治国，要安邦，须臾不可缺少机关公文。正如三国魏文帝曹丕在《典论·论文》中所说，“盖文章，经国之大业，不朽之盛世。年寿有时而尽，荣乐止乎其身，二者必至之常期，未若文章之无穷”。邓小平同志曾说，“拿笔杆子是实行领导的主要方法，领导同志要学会拿笔杆子，不懂得用笔杆子，这个领导本身就是很有缺陷的”。可见公文在治国理政中、在行政运行中的重要作用。

（二）规范行为的“指挥棒”。有领导机关制发的命令、决定、通知、批复等，虽然不属于严格的法规性公文，但都要求下级机关和有关人员认真执行，具有一定的强制性和行政约束力。如《中共中央关于改进作风，密切联系群众的“八项规定”》等，这些党纪规章都是规范党员领导干部从政行为的“指挥棒”。

（三）沟通联系的“传送带”。公文是上下纵向和左右横向的纽带。只有发挥有效的沟通联系作用，国家党政机关才能正常的、良好的运转和发展。可见，公文的联系沟通作用是至关重要的。具体讲，下行文，上情下达；上行文，下情上达；平行文，左右通达。

（四）宣传教育的“明白纸”。古人说得好，“鼓天下之动者，存于辞”。如邓小平同志在十一届三中全会这个中国改革开放的重要会议上，为把全国人民的思想从“政治为纲”、“大锅饭”转变到“以经济发展为中心”、“社会主义市场经济”上来，在会议上就作了题为《解放思想，实事求是，团结一切向前看》的重要讲话，起到了很好的宣传教育、凝聚人心的作用。

（五）存史资政的“无价宝”。机关公文归档以后，就成为宝贵的历史资料。为什么我们中华民族五千多年历史文化延续的这么好，我们能熟悉许多历史史实、典故、细节，就是因为各朝各代对文字记录的重视，对公文资料的传承，很多就来源于我们对古代公文、文史资料的整理、汇总。包括我们现在的档案资料，在年份内甚至还具有公共效力，年限外就是重要的历史文献档案，熟话说得好，“今天的新闻就是明天的历史，今天的公文就是明天的档案”。

三、机关公文的主要特点

在公文的使用过程中，我们注意到公文具有以下六个特点。

（一）内容的公务性。公文是党政机关、社会团体、企事业单位等，为了上情下达、下情上达、左右沟通和解决一个个具体问题或实现某一项具体目标而创制的，同其他可以“言志”、抒情、咏物的文体比较，具有具体的公务性内容是公文的一个重要特点。

（二）知行的合一性。公文的内容当中，既有理论的，比如指导思想、理论基础；又有实践的，比如工作措施、阶段、方法等，知与行是紧密地结合在一起的，这也就是说起草公文一定要注意公文的理论性和实践操作性是缺一不可的。

（三）作者的法定性。公文作者的法定性是指公文的作者必须是依法成立，并能以自己的名义行使权力和担负义务的机关、单位、团体及法人代表。如十八届四中全会通过的《中共中央关于推进依法治国若干重大问题的决定》这个文件，其作者只能是中共中央，其他非法定作者无权制作和发布；我们印发的公文，其落款也是机关单位的名称，并加盖公章。

（四）创制的时效性。一般地说，关于宏观的纲领性、战略性的公文或法规规章性公文时效性比较长，处理具体公务的微观性的公文则时效性比较短。如决议、决定、意见等公文的时效性长一些，通知、通报、报告等公文的时效性短一些。

（五）体式的规范性。公文的体式，也就是我们在公文使用过程中最主要掌握的内容，主要包括4个方面：一是文种的规范。二是公文格式的规范。三是行文规则的规范。四是公文办理的规范。这些事项要求都是公文体式规范性特点的具体体现。具体要求见《党政机关公文处理工作条例》。

（六）语言的庄重性。语言的庄重性的表现，可概括为如下3个方面：一是准确。二是规范。三是简明。另一个重要的要素是起草公文语言不能使用口头语言，必须转化为书面语言。比如中共洛南县委办公室再给县委主要领导整理一些即兴讲话时，就需要把领导的一些口头性表述转化为书面性表述后，再以《洛办通报》形式予以印发。

四、几种常用公文的写作规范

我们国家法定文种15种，作为县一级各部门而言，常用公文就那么5、6种，熟悉这些文种的写作、使用规范，在我们工作中是十分有帮助的。

（一）通知

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。按内容就有“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。

通知作为一种下行文，它一般有3个要点需要特别注意：一是通知标题有“三要素”，即发文机关、事由、文种，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。二是被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。作为下行文，其主送机关可以为多个。三是如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

（二）通报

通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。其作用在于沟通消息，互通情报；或学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动工作；或记取他地、他人的教训，引以为戒，警示教育（比如《洛办通报》，有经验性、学习性内容，也有领导重要讲话；《督查通报》，通报结果、警示教育）。

撰写此类公文时，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。同样，作为下行文，发文机关可以是多个。

（三）请示

请示是用于向上级机关请求指示、批准的重要公文。比如镇（办）修路需要向县委、县政府请示；去年召开的班子专题民主生活会之前需要向路线办请示、组织生活会之前需要向上级党委请示等；

请示在起草成文上，要一文一事；作为上行文，其主送机关只能是一个；理由还要充分，坚决不能越级请示，熟话说，“文件怕横传，办事怕越级”；请示正文最后一句话一般为“妥否，请批示”。

（四）报告

报告是一种常用的上行公文。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，是一种使用范围很广的公文。为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：一情况；二经验、三问题、四今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：一情况、二原因、三责任、四处理情况和意见。

报告、汇报、总结三者的区别：

1.报告是法定公文文种，汇报和总结是非法定公文文种；

2.报告适用于工作需正式以文件印发进行上报的情况，汇报和总结则用于非正式场合下用以说明情况的文字材料；

3.报告和汇报内容都有四部分组成，总结则着重于基本情况和经验，问题和今后打算（意见）可略写甚至不写。

（五）函

函，即信；公函即公务信件。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题。函主要用于除有直属上下级隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项。因此，其行文特点是注意简洁明确，用语把握分寸。

文种“函”和发文字号“函”的区别：

文种“函”_是法定公文类型

发文字号“函”_确定公文的范围、效力（比如洛办发、洛办字、洛办函）。

（六）纪要

纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。主要分为日常性会议纪要、专题性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要几大类。整理会议纪要注意三点，一是实事求是，会上议定什么就是什么，不能添油加醋，不能擅改用词；二是简明扼要，过渡性话语、过程性讨论内容一律不要，就突出决议内容进行记录；三是指向明确，要记清议定内容的责任人、责任部门、时限等关键要点，确保纪要具有现实指导性。比如中共洛南县委办公室整理的县委常委会议纪要和书记办公会议纪要，其一般都需记清会议基本情况、议定事项（指示、决定等）和参会人员（部门）。

五、机关公文写作要点

结合中共洛南县委办公室文秘人员在公文草拟中经验，就如何写好机关公文分享以下四点体会：

（一）切入点：把握各方意图

既要“同上情”，要了解领导意图、思路；了解掌握上级大政方针和重大决策部署，这样写出的公文才能贴合领导思路、符合大政方针政策。“懂外交”，了解周边地区以及兄弟单位的发展态势、工作经验，这样才能借鉴学习，不做井底之蛙。又要“熟内情”，对本地、本部门或单位的新情况、存在问题以及新经验、新做法等等心中有数，不至于草拟的公文脱离实际，不具有操作性。“知下情”，县一级部门直面老百姓、服务对象，必须明白其关切点、需求点在哪里，这样公文才有针对性、才能解决实际问题，产生良好的社会效果。

（二）核心点：充分占有材料

熟话说，“巧妇难为无米之炊”。在高的写作水平，在写之前没有充分的材料来参考支撑的话，写出来的东西也是空洞无物、不知所云。在工作中，我们每次接到文稿起草任务时，第一项工作就是要大量搜集材料，了解实际情况，落实有关数据，尽量大可能的在最短的时间内收集到与领导意图有关的第一手材料和实际情况，然后要尽最大可能的把方方面面、上上下下的情况“吃深”、“吃透”，这样，文稿起草起来才会感到得心应手。

（三）根本点：认真谋篇布局

写文章，最关键的思路清晰、布局合理。任何一种文体，科学的做法就是在写作前先把要表达的观点和意图想好，把要表达要点和内容想到，这就是所谓的“酝酿”、“构思”、“谋篇”与“布局”。在现实工作中，综合文稿起草不但是“个人创作”，经常还需要集体参与、分块写作或有别人提供材料，有时干脆是委托部门代笔，因此前前后后会涉及到很多“中间环节”问题和不确定因素，比如材料的收集、补充、综合、替换、修改、深化、等等。在这种情况下，拟一份相对完整的提纲，事前分别交给领导审阅或相关人员讨论，就能产生“磨刀不误砍柴工”的功效，避免重头再来的危险。

（四）支撑点：日常勤学积累

这里主要从四个方面进行提高，一是读万卷书。“读书破万卷”，才能“下笔如有神”，对于办公室文秘人员而言，政策理论、方法措施、经验技巧无不是来源于不断的学习，不断的积累。表面上的文字的组织、综合、概括与表达能力这些文字功底，无不是各种“见识”、“学养”或是“学问”和“技能”等支撑起来的，只有多学，才能厚积而薄发。二是行万里路。实践出真知，“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。作为办公室文秘人员更要多做事、多实践，从做事中了解情况、总结经验，从实践中创新思路、寻求突破，这样写出来的公文才能直击核心、切中要害、产生好的效果。三是学万样文。公文所用文种较多，每个文种其分类、行文方式、内容要求等也不尽相同，公文文字表述、每种工作的基本切入点和思路也千百变化，这就要求我们必须要学习不同公文文种、类别、内容的特点规范，确保不出纰漏。四是交万家友。写公文要多交流，要“见贤思齐”，“不耻下问”。与领导多交流，可以领会意图、摸清思路；与同事多交流，可以开阔视野、获取灵感、避免偏颇；与朋友多交流，可以增长见识、获知“民意”,可以说一举多得。

六、公文版式（排版）要求

公文才草拟好之后，正式印发之前，还有一项重要工作就是对其版式进行规范，确保公文的严肃性和质量。

《党政机关公文格式国家标准》（GB2012）将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

（一）版头

【份号】如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

【密级】如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

【紧急程度】如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

【发文机关标志】由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。比如，中共洛南县委办公室发文机关标识有“中共洛南县委办公室”和“中共洛南县委办公室文件”两种，一般情况“洛办发”文件用后一种，“洛办字”文件用前一种。

【发文字号】编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

【签发人】由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（二）主体

【标题】一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

【主送机关】编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

【正文】公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

【附件】如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件正文应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

【发文机关署名、成文日期和印章】单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（三）版记

版记如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。版记印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记应排版于偶数页，即印成文件最后一页，若版记页没有正文，版记页就不用添加页码。

（四）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（五）公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

七、公文的运转办理流程要点

（一）行文规则

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（二）公文拟制

机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作；公文文稿签发前，坚持“一枝笔”审签，对各单位草拟的文件，向领导报不报，向下面发不发，应当由发文机关办公厅（室）进行审核，各单位不能不按程序办事。比如部门以两办或县委办发文，必须要先经县委办（政府办）审核同意后方可草拟、呈报主要领导或者印发，不可越级上报、擅自印发。

（三）公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。如县委办办理文件，政务股工作人员须对文件进行全程追踪，详细了解文件的传阅、批阅情况，及时提醒办理，最后及时归档保存，不遗漏一份文件，不耽误一件工作。